Cách xây dựng tư duy giải quyết vấn đề

Problem-solving skill (kỹ năng giải quyết vấn đề) là một yêu cầu mà bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy ở mọi bài viết tuyển dụng. Đây là một bộ kỹ năng cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ cá nhân nào, dù bạn là một doanh nhân, nhà quản lý hay một thành viên trong một bộ phận nào đó.

Thử nhớ lại xem, những lần gần nhất khi bạn gặp một vấn đề trong công việc, bạn sẽ ngay lập tức than với sếp về nó, hay bạn sẽ thông báo với sếp về vấn đề kèm theo các phương án giải quyết mà bạn cố gắng tìm ra?

“Chị ơi, hiện tại đang có vấn đề thế này…”

“Em làm chưa được vì … ”

Đã nhiều lần mình nghe các bạn trong team than với mình về vấn đề này vấn đề nọ, và thay vì chủ động tìm kiếm giải pháp, các bạn báo lên để chờ người khác đưa phương án.

Trong cuộc sống thường nhật hay trong công việc của chúng ta, việc gặp phải ti tỉ các thứ vấn đề nhỏ to là điều không thể tránh khỏi. Câu hỏi đặt ra là: Chúng ta đối diện và giải quyết những vấn đề đó như thế nào? Thay vì chỉ dừng lại ở bước than vãn và bị nhấn chìm trong đó, chúng ta cần bước một bước xa hơn, với việc tự đặt câu hỏi: “Tại sao như thế?” và “Giải pháp là gì nhỉ?”

5 bước để phát triển tư duy giải quyết vấn đề

Không có bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp nào miễn nhiễm với các vấn đề và thách thức. Đặt biệt, nếu bạn đang giữ vai trò quản lý, chắc chắn bạn sẽ cần tập trung rất nhiều thời gian vào việc xác định và giải quyết vấn đề.

Trên hành trình khởi nghiệp những năm qua, sau mỗi lần khó khăn hay trở ngại ập vào đầu, gian nan chồng chất gian nan, mình đã học được một bài học rằng: Vấn đề xảy ra để ta làm tốt hơn. Cái quan trọng là cách mình đối diện với nó và tận dụng nó mà thôi.

Dưới đây là cách bạn có thể phát triển tư duy giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, mang lại cho bạn nhiều thành công trong sự nghiệp và cuộc sống.

1. Cách nhìn mới về “vấn đề”

Bản thân từ “vấn đề” vốn dĩ luôn có tác động tiêu cực đến tâm trí chúng ta.

Khi ai đó nói “có vấn đề”, chúng ta liền nghĩ ngay đến những tình huống xấu, những khó khăn, những thứ gây cho chúng ta căng thẳng và lo lắng. Tuy nhiên, nếu bạn có cơ hội nói chuyện với bất kỳ doanh nhân thành đạt nào hoặc bất kỳ chuyên gia nào có thái độ tích cực, bạn sẽ thấy một điểm chung giữa họ. Thay vì coi vấn đề là gánh nặng, họ coi chúng là cơ hội: cơ hội để học hỏi, phát triển, cải thiện hoặc thay đổi theo hướng khiến họ trở nên tốt hơn.

Các chủ doanh nghiệp thành công biết cách biến vấn đề thành cơ hội.

Khi bạn có cái nhìn tích cực và công bằng hơn đối với vấn đề, xem nó là một phần cốt lõi của cuộc sống cũng như công việc, đầu óc bạn sẽ thông thoáng cởi mở hơn. Từ đó, não bộ sẽ bắt đầu dồn tâm trí để đưa ra giải pháp. Bạn sẽ không bị chính vấn đề giới hạn tầm nhìn và có cơ hội tìm ra các lời giải đúng đắn.

Vì vậy, từ nay, nếu bạn đối mặt với một vấn đề khó nhằn nào đó, hãy lùi lại một chút và cố gắng nhìn nó bằng một góc nhìn mới.

2. Tập trung vào giải pháp

Khi vấn đề xảy ra, bạn có hai sự lựa chọn. Hoặc là dành thời gian để chìm đắm và ám ảnh về những gì đã xảy ra. Hoặc là chuyển trọng tâm của mình vào việc tìm ra các giải pháp. Sự lựa chọn hoàn toàn là ở bạn.

Dưới đây là một ví dụ điển hình về cách Honda đã loại bỏ những gì không hiệu quả và tập trung vào những gì hiệu quả khi thâm nhập vào thị trường xe máy Hoa Kỳ.

Vào năm 1958, thị trường xe máy Mỹ bị thống trị bởi những tay chơi lớn như Harley Davidson và dòng xe của Honda đã không thể cạnh tranh lại với họ. Lúc này, Honda nhận thấy rằng những chiếc xe máy nhỏ hơn – vốn chủ yếu được nhân viên của hãng sử dụng để chạy việc vặt – đang trở nên được yêu thích bởi những người trẻ tuổi. Phân khúc này mong muốn có phương tiện di chuyển độc lập, tiện lợi và giá cả phải chăng.

Ngay sau đó, Honda bắt đầu thay đổi chiến lược của mình. Thay vì cung cấp những chiếc xe máy khổng lồ, họ bắt đầu tập trung vào việc bán những chiếc xe máy kích thước nhỏ hơn. Như vậy, Honda – với tư duy giải quyết vấn đề tuyệt vời, từ chỗ không có mặt tại thị trường Mỹ, đã chiếm 63% thị phần vào năm 1959.

3. Đưa ra tất cả các giải pháp khả thi

Sau khi đã hướng nỗ lực của mình vào giải pháp, hãy bắt đầu với việc liệt kê tất cả các phương án mà bạn có thể nghĩ đến. Các buổi brainstorming với những người khác cũng sẽ giúp ích rất nhiều đấy.

Bạn nên sử dụng các công cụ lập bản đồ tư duy để hình dung tất cả các giải pháp khả thi, cân nhắc ưu và nhược điểm của chúng và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

4. Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Để nuôi dưỡng một tư duy tích cực, bạn cần tập trung nhiều hơn vào giải pháp. Để làm được như vậy, hãy phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Kỹ thuật “5 Whys” của Sakichi Toyoda được sử dụng tại Toyota là một công cụ tuyệt vời để phân tích nguyên nhân gốc rễ. Triết lý của kỹ thuật này rất đơn giản. Bất cứ khi nào có vấn đề, hãy đặt câu hỏi ‘Tại sao’ năm lần. Điều này giúp chúng ta lần mò ra được nguyên nhân cốt lõi và đề xuất biện pháp. Sau đó, bạn thực hiện phương án xử lý cho đến khi vấn đề được giải quyết và ngừng tái diễn.

5. Thực hiện các giải pháp và đo lường

Khi xác định được vấn đề và đưa ra tất cả các giải pháp khả thi, hãy tổng hợp tất cả thông tin của bạn vào một nơi. Bạn càng có nhiều thông tin, cơ hội cho một kết quả tích cực càng cao. Sau đó, hãy xem xét chọn cái phù hợp nhất với tình huống cụ thể và đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được. Cuối cùng là thực hiện giải pháp.

Làm sao có thể xem vấn đề là cơ hội?

Chúng ta hoàn toàn có thể huấn luyện não bộ của mình để nhìn nhận vấn đề theo hướng tích cực. Khi một vấn đề xảy đến không còn dáng vẻ của ngày tận thế trong mắt chúng ta, tâm trí có thể dễ dàng bắt đầu phân tích tình hình và đề xuất các giải pháp tiềm năng.

Ngoài ra, bằng cách nhìn thấy mặt tích cực trong mọi vấn đề, ta sẽ không ngừng học hỏi và thích nghi với những tình huống bất ngờ mình gặp phải.

Tất nhiên là nói thì dễ hơn làm rồi. Vậy làm sao để ta có thể nhìn thấy mặt tích cực trong mọi vấn đề?

• BƯỚC 1: Trước tiên, hãy chấp nhận rằng các vấn đề sẽ xảy ra cho dù bạn có làm gì để phòng tránh đi chăng nữa. Phản ứng tiêu cực đối với các vấn đề thường bắt nguồn từ tính bất ngờ của nó. Tuy nhiên, nếu bạn chấp nhận một thực tế rằng, dù muốn hay không, chúng vẫn cứ xảy ra, thì bạn đang tiến gần hơn đến việc chấp nhận chúng như một cơ hội rồi.
• BƯỚC 2: Chúng ta cần ngừng đưa ra những giả định tiêu cực về vấn đề! Nếu ta cứ mãi nghĩ về hậu quả, tâm trí sẽ bị đóng chặt và không thể đón nhận những điều tích cực. Điều quan trọng là hãy thực hành bước này đối với các vấn đề nhỏ hơn. Chẳng hạn như khi bạn làm đổ cốc nước, thay vì chỉ nghĩ “Sao mà xúi quẩy quá!”, chúng ta rút ra một điều là không nên để cốc ở cạnh bàn.
• BƯỚC 3: Dừng lại và lùi về sau một chút sẽ giúp bạn nhìn nhận tình hình một cách khách quan hơn. Tách biệt bản thân và vấn đề sẽ cho phép bạn tránh đặt cảm xúc vào nó. Dọn đường cho những cái nhìn sáng suốt. Não bộ chúng ta có xu hướng nghĩ đến những tình huống xấu nhất. Chúng ta cần biết cách phân biệt giữa các kịch bản não phóng đại lên với những gì có tiềm năng xảy đến thực sự.
• BƯỚC 4: Cuối cùng, chúng ta cần huấn luyện mình để không chỉ phản ứng bị động với vấn đề mà thôi. Chúng ta cần cải thiện phản ứng của mình vào lần tiếp theo khi gặp điều tương tự. Theo thời gian, bạn sẽ dần nhìn thấy các cơ hội cải tiến mà vấn đề mang lại, thay vì các phản ứng bị động mà chúng yêu cầu ở bạn.

Có thể nói tư duy giải quyết vấn đề là tài sản quý giá đối với bất kỳ tổ chức nào. Nó không chỉ là một kỹ năng mềm.

Một người có tư duy giải quyết vấn đề coi vấn đề là cơ hội để phát triển và có động lực để tìm ra giải pháp. Từ đó, ta tập trung vào sự phát triển và đạt được kết quả tích cực.