Công thức 5W1H trong giải quyết vấn đề và lập kế hoạch

Đối với tất cả các doanh nghiệp, việc lập kế hoạch thực thi hoặc giải quyết nhiều vấn đề khác nhau là hoạt động thường ngày. Để có thể đạt hiệu quả cao nhất, điều quan trọng là chúng ta phải đặt câu hỏi đúng và thu thập thông tin phù hợp.

5W1H là một phương pháp tư duy nổi tiếng nhằm mục đích xem xét nhiều khía cạnh khác nhau của một vấn đề hoặc một kế hoạch cụ thể. Nó thường được sử dụng như một phương pháp cải tiến quy trình liên tục bằng cách trả lời tất cả các yếu tố cơ bản là: What (Cái gì), Who (Ai), Where (Ở đâu), When (Khi nào), Why (Tại sao) và How (Như thế nào).

Mình thường xuyên sử dụng công thức này để tư duy. Theo thời gian, sẽ có những framework, những công thức bị lỗi thời. Nhưng theo mình, 5W1H vẫn sẽ còn tiếp tục phát huy công dụng và được ứng dụng một cách dễ dàng bởi bất kỳ ai, trong bất cứ nhiệm vụ và lĩnh vực nào bởi sự đơn giản và linh động tuyệt vời của nó.

MỤC LỤC

Tại sao bạn nên sử dụng 5W1H

Cho dù bạn đang suy nghĩ về những ý tưởng mới, đối mặt với một thử thách khó nhằn hay lập kế hoạch cho một dự án, thì việc trả lời 5W1H sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp câu hỏi 5 W và 1 H để phát hiện các lỗi trong quy trình kinh doanh trước khi chúng thực sự gây ra các vấn đề nghiêm trọng hơn.

Những câu hỏi đơn giản này không chỉ giúp tăng tốc quy trình làm việc mà còn đơn giản hóa giai đoạn phân tích dự án hoặc vấn đề. Sau khi đã trả lời đầy đủ các câu hỏi, bạn sẽ có sự hiểu biết toàn diện hơn về tất cả các khía cạnh liên quan. Từ đó, nó sẽ giúp bạn đưa ra được các biện pháp thích hợp hoặc một kế hoạch thực hiện bao gồm các yếu tố quan trọng cần xem xét.

5W1H được sử dụng cho những mục đích gì

Phương pháp 5W1H có nhiều ứng dụng khác nhau nhờ tính đơn giản và linh hoạt. Nó có nhiều ưu điểm vượt trội so với các phương pháp tư duy khác:

Đơn giản: không cần đào tạo nhiều để có thể thực hành tốt phương pháp này.
Có tính hệ thống: chìa khóa thành công là luôn đặt ra tất cả các câu hỏi, mọi lúc và mọi nơi.
Đa năng: nó rất hữu ích trong việc thiết kế một quy trình mới cũng như thực hiện một biện pháp khắc phục sự cố nào đó.
Toàn diện: phương pháp này có thể được sử dụng để có được cái nhìn 360 ° về vấn đề và vạch ra kế hoạch giải quyết.

Chính vì những điểm mạnh nêu trên, 5W1H có thể được áp dụng ở mọi cấp độ của doanh nghiệp, ví dụ:

Ở cấp chiến lược để thiết kế hoặc cải tiến chiến lược thâm nhập thị trường;
Ở cấp quản lý để cải tiến tổ chức và quy trình trong các phiên động não;
Ở cấp độ chất lượng như một công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề;
Ở cấp độ đổi mới để thúc đẩy sự xuất hiện của các giải pháp và ý tưởng trong sự nghiệp tiến bộ;
Ở cấp độ quản lý dự án nói chung.

Mình cũng thường xuyên ứng cụng 5W1H khi phân công công việc cho các bạn trong team để không bỏ sót các yếu tố cần xem xét. Mình làm như thế nào nhỉ, chỉ cần đặt câu hỏi như chuỗi sau: Làm cái gì? Tại sao phải làm? Ai làm? Làm khi nào? Làm ở đâu? Làm như thế nào?

Bây giờ, chúng ta hãy cùng xem cách triển khai phương pháp 5W1H như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất nhé!

Triển khai 5W1H

Phương pháp 5W1H chia thành ba giai đoạn chính:

Mô tả tình huống ban đầu;
Xác định các yếu tố chính cần ưu tiên xem xét;
Đề xuất các hành động phù hợp và hiệu quả.

Các câu hỏi 5W1H được sử dụng để thiết lập tình huống (giai đoạn 1). Trên cơ sở các câu trả lời và tổng quan thu được, có thể tìm ra các yếu tố trọng yếu (giai đoạn 2) và từ đó đưa ra các giải pháp (giai đoạn 3).

STT	What (Cái gì)	Why (Tại sao)	When (Khi nào)	Where (Ở đâu)	Who (Ai)		How (Thế nào)
					Who do (Ai làm)	Who audit (Ai kiểm tra)	How to do (Làm thế nào)	How much (Bao nhiêu)
1
2
3

What (Cái gì)

Giải thích: Mô tả nhiệm vụ, hoạt động, vấn đề, mục đích dự án.
Mục tiêu: Chỉ ra mục đích, hành động, thủ tục, trang bị v.v.
Câu hỏi mẫu: Vấn đề ở đây là gì? Tình hình là gì? Đặc điểm sản phẩm/dịch vụ là gì?

Ví dụ, khi nghĩ đến việc tạo một trang web, hãy tự hỏi bản thân:

Mục đích của trang web là gì?
Loại trang web nào mà thương hiệu của bạn cần?
Bạn muốn khách truy cập thực hiện những loại hành động nào trên trang web của mình?
Những tính năng, phần hoặc thông tin nào bạn muốn được nhấn mạnh trên trang web?

Trả lời những câu hỏi này giúp bạn đi đúng hướng và tránh bỏ lỡ mục đích ban đầu của dự án.

Who (Ai)

Giải thích: Xác định các bên liên quan, những người chịu trách nhiệm hoặc bị ảnh hưởng.
Mục tiêu: Xác định người quản lý, người phụ trách thực hiện, khách hàng, nhà cung cấp, người bị ảnh hưởng, những người liên quan trực tiếp, v.v.
Câu hỏi mẫu: Ai phụ trách? Ai là người tìm ra vấn đề? Ai sẽ được yêu cầu thực hiện công việc abc?

Ví dụ: khi tạo trang web của mình, bạn có thể hỏi:

Đối tượng mục tiêu của bạn là ai?
Ai sẽ quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn?
Ai sẽ tham gia vào quá trình phát triển trang web của bạn?
Ai sẽ chịu trách nhiệm cho việc cập nhật trang web?

Where (Ở đâu)

Giải thích: Mô tả địa điểm hoặc vị trí liên quan.
Mục tiêu: Xác định địa điểm, nơi thực hiện công việc, nơi liên quan đến vấn đề, v.v.
Câu hỏi mẫu: Bài toán này áp dụng ở đâu? Mặt bằng có dễ tiếp cận không? Sự cố nằm ở máy nào?

Ví dụ, để tạo trang web của mình, bạn có thể yêu cầu:

Người dùng của bạn ở đâu?
Dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn sẽ đến được đâu?
Trang web của bạn có thể truy cập được ở đâu?
Bạn muốn giữ menu chính ở đâu trên trang web của mình?
Người dùng nên bắt đầu từ đâu trên trang web của bạn?

When (Khi nào)

Giải thích: Xác định thời gian mà tình huống đã xảy ra, diễn ra hoặc sẽ diễn ra.
Mục tiêu: Xác định ngày, thời lượng, tần suất, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc v.v.
Câu hỏi mẫu: Mất bao lâu? Ngày cài đặt là khi nào? Bao lâu thì vấn đề phát sinh? Khi nào bắt đầu dự án? Khi nào cần hoàn thành?

Đối với một trang web, bạn có thể hỏi:

Khi nào bạn sẽ khởi chạy trang web?
Khi nào bạn cần nội dung của trang web?
Khi nào bạn có thể tiến hành bảo trì trang web?
Khi nào bạn sẽ cập nhật trang web?

How (Như thế nào)

Giải thích: Xác định cách tiến hành, các bước và phương pháp được sử dụng.
Mục tiêu: Xác định các thủ tục, phương pháp tổ chức, các hành động, phương tiện và kỹ thuật được sử dụng, v.v.
Câu hỏi mẫu: Trong điều kiện hoặc hoàn cảnh nào? Bộ phận được tổ chức như thế nào? Các phương pháp được sử dụng là gì? Những nguồn lực nào được sử dụng? Bao nhiêu…?

Ví dụ, đối với việc phát triển trang web của mình, bạn nên hỏi:

Trang web sẽ được phát triển như thế nào?
Người dùng của bạn sẽ tương tác với trang web như thế nào?
Trang web sẽ có bao nhiêu trang?
Bạn dự định tích hợp các dịch vụ bên thứ ba của mình như thế nào?
Bạn đang mong đợi bao nhiêu lưu lượng truy cập?
Bạn sẽ đo lường thành công của trang web như thế nào?
Bạn sẵn sàng đầu tư bao nhiêu tiền vào dự án?

Why (Tại sao)

Giải thích: Mô tả động cơ, mục tiêu, hoặc lý do đằng sau.
Mục tiêu: Xác định mục tiêu, mục đích, giải thích nguyên nhân v.v.
Câu hỏi mẫu: Tại sao chúng ta cần thực hiện hành động này? Tại sao việc này quan trọng? Tại sao điều này xảy ra?

Đối với kinh nghiệm cá nhân mình, chữ Why cực kỳ quan trọng. Ta lấy ví dụ cho trường hợp khi lên kế hoạch hay phân công nhiệm vụ cho ai đó. Nếu họ không hiểu được ý nghĩa hay lý do vì sao cần làm việc này, họ có thể sẽ làm một cách đối phó và không phát huy tối đa khả năng sáng tạo và kỹ năng chuyên môn để đề xuất phương án tốt hơn. Sếp bảo sao thì làm vậy.

Dù câu hỏi nào cũng quan trọng, nhưng có thể nói câu hỏi “Tại sao?” đóng vai trò then chốt giúp chúng ta hiểu rõ từng khía cạnh. Đừng ngừng hỏi “Tại sao?” sau bất kỳ câu trả lời nào cho các câu hỏi khác của 5W1H.

Khi tạo trang web của mình, bạn phải tự hỏi:

Tại sao bạn cần trang web này?
Tại sao trang web này quan trọng đối với bạn?
Bạn định phục vụ mục đích gì thông qua trang web này?
Tại sao khách hàng của bạn nên đến với trang web của bạn?

Tóm lại, phương pháp 5W1H là một phương pháp nổi bật để hiểu và xác định rõ hơn một tình huống, miễn là nó được kiểm soát đúng cách và sử dụng một cách khôn ngoan. Đây là một phương pháp đơn giản dễ áp dụng cho các vấn đề hay bài toán gặp phải, từ đơn giản đến phức tạp. Đồng thời, 5W1H cũng giúp chúng ta tạo động lực cải tiến liên tục trong doanh nghiệp hay dự án của mình.

Tham khảo: https://www.humanperf.com/en/blog/nowiunderstand-glossary/articles/5W1H-method